Vi lever i en föränderlig värld som blir alltmer digitaliserad för var dag som går och där interna och externa krav på pålitlighet, standardisering, exakthet och snabbhet tas mer och mer för givet. Detta har blivit än mer sant under det gångna året där faktiska möten i princip uteslutande ersatts av digitala diton.
Vad innebär det för oss som företag, våra system och processer och hur kan vi behöva anpassa oss på sikt för att vara säkra på att vi är redo för en alltmer digital vardag? För att svara på den frågan måste vi först undersöka hur nuläget ser ut för många företag, varför många hamnat där och vilka konsekvenser det kan tänkas få.
Från räddare i nöden till potentiell trubbelmakare
När datorn och dess programvaror fick fäste hos våra företag under 80- och 90-talet såg många det som en möjlighet men lika många blev oroliga. Det blev en sorts andra industrialisering där många nog var oroliga för vad det skulle innebära för det vardagliga arbetet och hur man skulle lära sig att hantera förändringen det förde med sig. När allt däremot satt sig var det få som tvivlade på att det var ett effektivare och enklare sätt att arbeta även om dåtidens lösningar var långt ifrån det vi har idag. Att snabbt kunna söka, sortera, filtrera och fördela information blev lite av en revolution för hur vi kom att arbeta. Introduktionen av internet under 90-talet ökade bara på denna övertygelse.
Med tiden växte mjukvaror fram som var specifikt framtagna för att hjälpa till med särskilda delar av företagets verksamhet och processer och det som förmodligen flest känner till är affärssystemet. Enterprise Resource Planning - ERP-system, det system som ska hjälpa oss att bedriva vår kärnverksamhet. När vi insåg vilken hjälp detta stödsystem kunde vara följde fler system efter. CRM-system (Customer Relationship Management) för hantering av kunder och kundrelationer, PLM-system (Product Lifecycle Management) för hantering av en produkts utveckling och tillverkning och DAM-system (Digital Assets Management) för hantering av ett företags digitala resurser är några exempel som du kan tänkas känna till och som blivit lösningar på många av våra tidigare problem.
Historiskt sett går det konstatera att en förbättring och effektivisering oftast uppnåddes genom att helt enkelt introducera ett digitaliserat system som på sikt, med hjälp av inlärning av personal och viss anpassning av företagets rutiner, kunde effektivisera processerna inom ett givet område. Detta har varit sant även in på 2000-talet och i viss mån också 2010-talet men där vi är idag är marginalerna mindre och konkurrensen från andra företag hårdare. Det räcker inte längre att introducera specificerade system som ska lösa enskilda problem och låta dem leva som enskilda öar och tro att det ska hålla på lång sikt. Gör vi på detta sätt kommer de förr eller senare att vända sig emot oss och skapa mer bekymmer än de löser. Och nej, då syftar jag inte på Skynet.
Det krävs en plan
Hur skulle vi kunna hamna där tänker du? Jo, idag är kraven på mjukvaror och system högre och förutom att de måste kunna anpassas bättre efter vårt individuella företags processer måste de också kunna samspråka med varandra och i viss mån även med externa system. Det innebär att företagets olika avdelningar måste förstå varandra bättre och att de IT-konsulter som hjälper till att ta fram och implementera system faktiskt förstår vårt företags informationsflöden och utmaningar. Vi måste också vara säkra på var olika information hör hemma och hur den ska kommuniceras mellan olika system. Systemet som sådant är inte längre lösningen utan strategin för hur vi använder dem har kommit att bli nyckeln till hela pusslet.
Utan en uttalad strategi kan det lätt bli vilda västern där företagets olika avdelningar använder sina system på det sätt som de tycker är bäst utan några egentliga tankar på de konsekvenser det kan få tidigare eller senare i kedjan. Om vi ska kunna effektivisera vår verksamhet och våra processer måste alla steg från punkt A till punkt Ö beaktas och säkerställa att vi använder våra system på bästa tänkbara sätt.
Oftast uppstår problem när något system i kedjan är beroende av data som återfinns tidigare i länken. Ett exempel kan vara att vi vill presentera en produkts attribut på vår e-handel som till exempel varugrupp, färg och vikt. Vi möts då av ett antal olika utmaningar:
- Datan måste finnas tillgängliga i båda systemen
- Överföringen av data bör vara så snabb och smidig som möjligt
- Finns vi på flera marknader kan det krävas översättning
- Säkerställa att datan är likadan i båda systemen
- Säkerställa att datan finns på plats innan publicering
- Fel på ett ställe sprider sig till ett annat
Och så vidare. Och detta är bara ett specifikt problem för ett specifikt användningsområde mellan två olika system. Ofta finns det flera system som totalt sett involverar många olika personer och många olika kanaler. Det går snabbt att inse att det är inte svårt att förlora kontrollen om vi inte tar kommandot över vår data. Det talas ofta om Master Data Management (MDM) som ett koncept som ska lösa mycket av den huvudvärk som det garnnystan av datan och stödsystem har skapat. Men vad är det egentligen?
Master Data och Master Data Management
Föga förvånande är det ännu en trebokstavsförkortning som lovar att lösa våra problem. Faktum är att MDM inte är så knepigt som man kan luras att tro och inte heller ett enskilt system utan det handlar egentligen om ett företags huvudsakliga affärsdata och hur denna struktureras samt den process företaget tar fram och använder för att hantera denna data internt och i olika externa kanaler.
Är vi ett produktutvecklingsföretag kan vi hitta master data som:
- Produkt
- Person (anställd, kontaktperson)
- Leverantör
- Distributör och återförsäljare
- Slutkund
Behovet av MDM som process uppstår oftast på grund av att vi hamnar i en situation där vi behöver använda oss av denna data i minst två av våra system, det vill säga när vi behöver skapa kopior av vår data. Det behövs då en strategi, en plan eller en process för hur vi ska uppnå det som oftast kallas single source of truth. Kort och gott att datan är identisk oavsett i vilket system vi granskar den och att det är ett system som äger en specifik data och förmedlar ut den till övriga system som är beroende av den.
Om vi tar en produkt som exempeldata börjar denna oftast sitt liv i ett produktutvecklingssystem (PLM). När produkten konkretiserats hamnar den i affärssystemet (ERP) för att vi ska kunna tillverka och sälja den och därefter i produktinformationsystemet (PIM) för att vi ska kunna marknadsföra den. Sedan kanske vi vill visa den på vår hemsida så därför hamnar den i vårt CMS och kanske också i vårt e-handelssystem om vi vill sälja den på nätet. Artikelnumret och namnet behöver finnas i samtliga system så att vi vet att vi pratar om samma produkt men också för att systemen ska kunna koppla samman datan. MDM hjälper oss här genom att vi definierar var denna data hör hemma och på vilket sätt den ska kommuniceras mellan de olika systemen för att den ska vara korrekt och konsekvent. Det ska vara enkelt att ändra produktens namn på ett ställe och vi ska veta i vilket system detta är och konsekvensen ska bli att detta skjuts ut till övriga system.
Det kan också vara att vi ställs inför en utmaning som kräver att vi strukturerar om vår data. Tidigare har det räckt med att vi haft majoriteten av vår produktinformation i ett stort textfält men vi behöver nu strukturera om det för att effektivt kunna arbeta med produkten i vår marknadsföring eller för att förmedla viktig data till en extern partner. Vi behöver då kunna luta oss tillbaka på en strategi som leder oss rätt när det kommer till hur vi ska dela upp datan och var vi ska placera den. MDM hjälper oss här att förfina och säkerställa kvalitén i vårt företags data. Bara för att vi har ett utmärkt PIM-system behöver det inte betyda att vår data är lika utmärkt.
Med andra ord...
Ska vi summera det med en enkel metafor så är det lite som att prata om ett fotbollslag där du liknar varje enskilt stödsystem med en fotbollsspelare. Visst händer det att en enskild spelare kan påverka slutresultatet, men för att få ut maximal effekt ur laget över till exempel en turnering så måste alla i laget dra åt ett och samma håll och veta sin roll i laget. Först då kan vi få konsekventa resultat och undvika snöpliga misstag och vi lägger också mindre tid på speciallösningar. Vi håller oss till vårt spel.
På IPM har vi sett att ökande behov av att börja informera om och jobba med MDM för våra kunder då vi ser att detta inte längre är reserverat för de allra största företagen utan att det kan finnas vinning även för små och medelstora företag. Vill du veta mer om MDM och fördelarna med konceptet ska du medverka på vårt kommande webinarie om ämnet och hålla utkik i bloggen framöver då vi kommer skriva mer om Pimcore som är det system vi valt att arbeta med för MDM, CMS, DAM och PIM.
