Att kunna hantera och snabbt lösa problem och felanmälningar är viktigt för alla företag, och kanske framför allt när problemen inkluderar kunder, eller som i Stadsportens fall, hyresgäster. På IPM Ulricehamn utvecklade vi därför tillsammans med Stadsporten ett nytt verktyg för denna sortens ärendehantering.
Stadsporten är ett företag som äger, förvaltar, utvecklar och hyr ut lägenheter, butiker, lager och industrilokaler i Borås och Ulricehamn. Företaget drivs av att skapa nöjda hyresgäster genom personligt engagemang och hög service. En del av denna service innefattar att ta hand om problem när de dyker upp och lösa dem så smärtfritt som möjligt för hyresgästen.
Bättre överblick – nöjdare kunder
Den naturliga kanalen för felanmälan har tidigare varit telefonsamtal men också mejl till Stadsporten. För att göra denna process enklare togs ett nytt system fram för hur hyresgästerna kan göra felanmälningar och för hur Stadsporten enklare ska kunna hantera dessa. Ett nytt formulär lades till på hemsidan, där all information som behövs för att Stadsporten ska kunna hantera ärendet och ta kontakt med rätt hantverkare samlas in. Detta gör att tröskeln för att göra en felanmälan minskar då det varken krävs ett telefonsamtal eller ett egenkomponerat mail. En annan fördel är att Stadsporten direkt får den information de behöver.
När ärendet inkommit landar det i verktygets administrationsportal. Här kan Stadsporten överblicka samtliga ärenden, se vilka som är obehandlade och vilka som är aktuella. Ett arkiv håller samtliga ärenden vilket gör det möjligt att se historiken för en särskild person eller lägenhet. I administrationsportalen tilldelas sedan ärendet till en särskild hantverkare som är bäst lämpad för just denna problematik. Hantverkaren meddelas automatiskt via mail men kan också logga in på portalen via ett eget hantverkargränssnitt och läsa mer om ärendet och där också logga utfört arbete.
Då hantverkaren gjort färdigt sitt arbete markerar hen detta i sin vy och Stadsporten kan sedan kontrollera med hyresgästen att problemet är åtgärdat. Vid klartecken markeras ärendet som slutfört av Stadsporten och ärendet arkiveras. Även systemaktiviteter, exempelvis om ett ärende byter status, loggas vilket ger en god överblick över varje ärende.
Med hjälp av det nya systemet fick Stadsporten en lättöverskådlig ärendehantering, där varje hantverkare enkelt kan se vad hen ska göra utan att behöva kontakta varken hyresgäst eller ansvariga på Stadsporten. Dessutom underlättades felamnmälningsprocessen för hyresgästerna, som på ett effektivare sätt får hjälp med det de felanmält.
Har du ett problem som du vill effektivisera? Vi hjälper dig! Kontakta oss för en kostnadsfri rådgivning.
